Guia de Uso das Baselines Organizacionais

A baseline de contratação é utilizada para prever o tempo necessário para selecionar profissionais em solicitações de contratação ou substituição.

Essa baseline apoia o tratamento do Risco 1.4 - Não atendimento de SLA, especialmente em ordens de serviço de alocação em que o prazo de disponibilização do profissional pode afetar o cumprimento dos indicadores contratuais.

Durante o Estabelecimento dos requisitos de serviços, a baseline de contratação deve ser utilizada para avaliar se os prazos previstos para mobilização da equipe são compatíveis com os SLAs e demais condições do contrato.

No início do contrato, o Diretor de Operações cria no SGO as Tarefas de Preparação de Contrato. Entre essas tarefas, deve existir uma destinada ao departamento Gerência de Contratos, com o campo Objeto da Tarefa preenchido com Análise de Viabilidade.

Na transição Realizar análise de viabilidade, o gerente preenche a ocorrência com as características da contratação: quantidade de vagas, perfil profissional, tecnologia requerida e faixa salarial. Esses campos servem à condução da contratação; a previsão utiliza apenas parte deles, conforme descrito na seção seguinte.

Ao executar a transição, o SGO aciona o webhook do Kaizenstat. O modelo da baseline ativa processa os dados informados e o resultado da previsão é registrado automaticamente como comentário na Tarefa de Preparação de Contrato.

O gerente deve comparar o prazo previsto e sua margem de erro com os SLAs e as condições estabelecidas para o contrato. Quando o resultado indicar que a mobilização da equipe pode ocorrer fora dos limites aceitáveis, o gerente deve avaliar e registrar as ações cabíveis em conjunto com o Diretor de Operações, como a revisão da estratégia de contratação, dos perfis, da faixa salarial, do cronograma de mobilização ou de outras condições operacionais.

A previsão é executada por webhook integrado ao SGO. Nas ordens de serviço de alocação, quando o gerente solicita uma nova contratação, o SGO aciona o Kaizenstat para aplicar o modelo da baseline ativa.

O modelo utiliza quatro variáveis, e apenas essas quatro:

Modalidade de trabalho, faixa salarial e quantidade de vagas simultâneas não entram na previsão. Foram avaliadas por acréscimo sucessivo e nenhuma delas reduziu o erro; várias o aumentaram. Elas continuam sendo informação necessária à condução da contratação, mas não à estimativa de prazo.

Após a execução, o Kaizenstat registra a predição e insere comentário na ocorrência do SGO com:

Quando a contratação é concluída, o resultado real deve ser comparado com a previsão registrada. A comparação permite avaliar se a predição permaneceu dentro dos limites esperados da baseline.

O desvio é calculado pela diferença entre o valor real e o valor previsto. Quando o desvio fica fora dos limites de controle da baseline, definidos pela faixa de três desvios padrão, deve ser registrada uma ocorrência de análise das causas no SGO para que o gerente avalie o motivo do desvio.

Essa análise deve considerar fatores como:

O objetivo da análise é identificar se o desvio representa causa especial, problema de dados, mudança no comportamento do processo ou necessidade de ação gerencial.

A baseline de ausência estabelece a taxa esperada de ausências não planejadas de cada contrato e da organização, com os limites naturais de variação correspondentes.

Essa baseline apoia o acompanhamento dos riscos 1.2 - Absenteísmo e 1.3 - Rotatividade, e é utilizada também na precificação comercial, uma vez que a indisponibilidade esperada da equipe compõe o custo do contrato.

A métrica é a taxa de ausências não planejadas, ou seja, atestados e faltas injustificadas, sobre os dias em que havia jornada a cumprir. Férias, licenças previdenciárias, licenças parentais e demais afastamentos legais não compõem a medição: não são evitáveis por ação preventiva e a resposta a eles é a substituição do profissional, que é outra decisão.

Para cada contrato, e para a organização como um todo:

Uma job agendada no Dagster executa no dia 3 de cada mês, após o fechamento do mês anterior e a atualização dos dados no Colaboradados.

A job compara o resultado do último mês fechado de cada contrato com os limites congelados do próprio contrato e registra o acompanhamento no Kaizenstat, com o mês de referência a que ele se refere.

Os limites são os que estavam em vigor, e não os recalculados no mês da execução. O recálculo continua sendo feito e é apresentado como proposta, mas só substitui os limites vigentes por decisão registrada. Uma carta cujos limites acompanham a série absorve a deterioração no próprio centro e nunca sinaliza.

Duas condições caracterizam causa especial, ou seja, algo mudou naquele contrato:

Em qualquer das duas, é aberta ocorrência de análise das causas e inserido comentário na ocorrência de contrato no SGO, informando:

A comparação é sempre com os limites do próprio contrato, e não com a média da empresa nem com a meta. Contratos diferentes têm processos diferentes, e a carta de controle responde a uma única pergunta: este contrato se comportou como ele mesmo se comporta.

Uma segunda job, trimestral, compara o nível estável de cada contrato com a meta que o governa, que é a meta própria do contrato quando existir e a meta organizacional nos demais casos.

Essa revisão não abre ocorrência de análise das causas. Estar acima da meta significa que o processo se comporta como sempre se comportou e que a organização deseja um resultado diferente, o que é tratado por melhoria de processo e não por análise de causa especial.

Contratos sem confiabilidade suficiente para sustentar taxa própria também são avaliados, sempre contra a meta organizacional, e aparecem sinalizados como tal no relatório. Ficar de fora da revisão os deixaria sem critério aplicável.

O resultado da revisão é registrado no Kaizenstat como um documento próprio, com o relatório, o veredito de cada contrato, os contadores do período, o responsável, o encaminhamento e a situação de aberta ou encerrada. A mesma revisão é comunicada por comentário na ocorrência do SGO, que serve como notificação e não como registro.

Encerrar uma revisão é assumi-la: o responsável fica registrado junto com o encaminhamento. Uma revisão que apenas foi lida não é uma revisão realizada, e a distinção entre as duas é exatamente o que a tela do Kaizenstat mantém.

Quando a meta do contrato tiver sido fixada sob versão anterior da definição de medição, o relatório a exibe assinalada e não trata a diferença de nível como desempenho, até que a meta seja repromovida.

Existe uma meta organizacional e, quando decidido, uma meta por contrato. A meta é decisão de gestão e não se confunde com a baseline, que é derivada dos dados.

Quando um contrato passa a ter baseline e ainda não há meta em vigor para aquele escopo, o Kaizenstat recebe automaticamente um rascunho de objetivo já preenchido com o escopo, a vigência e a capacidade medida do contrato, restando o preenchimento manual da meta e da justificativa. Os responsáveis são notificados por e-mail enquanto houver metas pendentes de definição.

Ao definir a meta, o responsável deve observar a capacidade medida apresentada ao lado do campo, uma vez que a justificativa precisa demonstrar como o número foi derivado do que o processo é capaz de entregar. Meta abaixo do limite inferior natural do processo não é ambiciosa: é inalcançável sem que o processo seja alterado.

Ao receber o comentário na ocorrência de contrato, o gerente deve avaliar o resultado conforme os SLAs, a criticidade do contrato, a composição da equipe e o histórico recente de ausências.

Quando o resultado configurar causa especial, ou seja, ponto fora dos limites naturais do contrato, o gerente deve conduzir a análise das causas considerando fatores como:

Independentemente da existência de causa especial, o gerente deve registrar a ação cabível no SGO, como:

A ação registrada deve manter vínculo com a ocorrência de contrato e com os riscos acompanhados no SGO.