Encerramento Contratual
Versão do documento: 1.0, 23/06/2026
Objetivo |
Concluir a prestação dos serviços de forma organizada, assegurando que todas as obrigações contratuais, operacionais, financeiras e administrativas tenham sido devidamente cumpridas antes do encerramento definitivo do contrato. |
Público-alvo |
Gerentes de Contrato, Prepostos, Diretoria, Comercial, Recursos Humanos, Financeiro e demais áreas envolvidas no encerramento do contrato. |
Quando utilizar |
Sempre que houver decisão pelo encerramento da prestação dos serviços ou término da vigência contratual sem continuidade. |
Entradas |
Decisão de encerramento da prestação dos serviços, situação contratual atualizada e informações consolidadas sobre a execução do contrato. |
Saídas |
Contrato encerrado, pendências regularizadas, documentos emitidos, registros atualizados e lições aprendidas incorporadas aos ativos organizacionais. |
Ferramentas utilizadas |
SGO, Microsoft 365, sistemas corporativos e repositório documental. |
Visão Geral
O Encerramento Contratual representa a última etapa da jornada de prestação dos serviços.
Seu objetivo é assegurar que todas as obrigações decorrentes da execução contratual sejam devidamente concluídas antes do encerramento definitivo do contrato.
Mais do que finalizar a relação contratual com o cliente, esse processo garante que pendências operacionais, administrativas, financeiras e documentais sejam tratadas de forma organizada, preservando os interesses da BASIS e consolidando o conhecimento adquirido durante a execução.
| O encerramento somente é considerado concluído após a regularização de todas as pendências existentes. |
Atividades do Processo
O processo é composto pelas seguintes atividades.
| Atividade | Objetivo |
|---|---|
Consolidar informações do contrato |
Reunir as informações necessárias para avaliação do encerramento. |
Verificar pendências existentes |
Identificar obrigações contratuais, financeiras, administrativas e operacionais ainda pendentes. |
Regularizar pendências |
Providenciar a conclusão das obrigações identificadas. |
Formalizar encerramento |
Registrar o encerramento do contrato e emitir a documentação necessária. |
Consolidar conhecimento |
Registrar lições aprendidas e informações relevantes para melhoria contínua dos processos organizacionais. |
Principais verificações
Antes do encerramento definitivo devem ser avaliadas, quando aplicável:
-
reajustes ou repactuações pendentes;
-
faturamentos pendentes;
-
faturamento de valores retroativos;
-
processos administrativos em andamento;
-
alterações contratuais não concluídas;
-
liberações de conta vinculada;
-
atualização ou encerramento das garantias contratuais;
-
devolução de bens, acessos e ativos do cliente;
-
emissão do termo de quitação ou documento equivalente.
| O encerramento contratual deve assegurar que nenhuma obrigação permaneça pendente após o término da relação contratual. |
Papéis e Responsabilidades
| Área | Responsabilidade |
|---|---|
Gerente de Contrato |
Coordenar todo o processo de encerramento. |
Operações |
Validar a conclusão da execução contratual. |
Financeiro |
Regularizar faturamentos e pendências financeiras. |
Recursos Humanos |
Apoiar o desligamento da equipe e demais providências relacionadas às pessoas. |
Comercial |
Apoiar demandas relacionadas ao relacionamento com o cliente e documentação contratual. |
Diretoria |
Apoiar decisões estratégicas quando necessário. |
Integração com outros processos
O Encerramento utiliza informações produzidas durante toda a jornada contratual.
| Processo | Finalidade |
|---|---|
Avaliação da Continuidade Contratual |
Receber a decisão sobre o encerramento da prestação dos serviços. |
Administração Contratual |
Regularizar pendências existentes. |
Monitoramento |
Utilizar informações históricas da execução. |
Medição e Análise |
Consolidar indicadores finais do contrato. |
Gestão da Qualidade |
Registrar oportunidades de melhoria e lições aprendidas. |
Guias Operacionais
Exemplos:
-
Encerramento do contrato no SGO.
-
Encerramento dos controles administrativos.
-
Emissão do termo de quitação.
Templates e Ativos Organizacionais
-
Checklist de Encerramento Contratual.
-
Modelo de Termo de Quitação.
-
Modelos de comunicação ao cliente.
-
Registro de Lições Aprendidas.
Conhecimento Organizacional
As experiências obtidas durante a execução do contrato devem ser analisadas e incorporadas aos ativos organizacionais da BASIS.
As lições aprendidas, oportunidades de melhoria e boas práticas identificadas durante a prestação dos serviços contribuem para a evolução contínua dos processos publicados no Foundation.
| O encerramento de um contrato representa também o início da evolução dos processos organizacionais utilizados nos contratos futuros. |