Checagem Automática de Seguimento dos Processos
Versão do documento: 4.0, 02/01/2025
Estratégia de Qualidade da BASIS
| Produto Processo | Descrição | Quem faz | Quando faz / Prazo | Onde registra | Critérios utilizados | Como escalonar | Quem verifica execução (QA) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
(1) Fluxos do SGO (Produto e Processo) |
Algumas telas do SGO possuem critérios de qualidade associados que verificam automaticamente o preenchimento das telas. Todo Tipo de ocorrência tem um Fluxo específico configurado no Jira. Por exemplo, fluxos de OS: Fluxo OS -v3 e de Tarefa: Tarefas basis v1.6. |
Fluxo SGO |
A cada criação de ocorrência no SGO |
Não fica registrada, pois o próprio serviço não permite o cadastro com erros |
Automáticos |
Não se aplica |
Não se aplica |
(2) Ocorrência do contrato |
A ocorrência do contrato tem verificações específicas configuradas dentro do próprio fluxo |
Fluxo SGO |
A cada criação de ocorrência do contrato no SGO |
Não fica registrada, pois o próprio serviço não permite o cadastro com erros |
Automáticos |
Não se aplica |
Não se aplica |
(3) Processos organizacionais e monitoramento dos contratos |
Os processos e organizacionais são auditados pela área de qualidade nas seguintes situações:
O procedimento a ser seguido para esta atividade está descrito em auditar ativos organizacionais e auditar os processos organizacionais. Caso a liberação da baseline de desempenho não coincida com a liberação da baseline organizacional, deve ser agendado por email uma auditoria apenas para a parte de alta maturidade. |
Qualidade |
A cada baseline de ativos, de desempenho e trimestralmente nos prazos conforme tarefa no sgo. |
Laudo de auditoria preenchido manualmente |
Critérios detalhados em cada aba do laudo conforme o processo auditado. |
Email da qualidade para gestor do contrato caso a nc não seja corrigida em 7 dias. após escalonada, 30 dias para resolver |
Auditoria externa |
(4) Processo da qualidade |
O processo da qualidade e gerência de configuração são auditados por um auditor externo de forma a garantir a independência e objetividade da auditoria. verifica se as auditorias de processos organizacionais estão sendo executadas. o planejamento das auditorias é semestral, conforme planejamento no cronograma do sgo e o procedimento a ser seguido está descrito na atividade realizar qualidade externa. |
Qualidade (Externa) |
Semestralmente Prazo conforme cronograma (SGO) |
Laudo de auditoria externa |
Critérios detalhados no laudo |
Email da qualidade externa para diretor caso nc não seja corrigida em 7 dias. após escalonada, 30 dias para resolver |
Não se aplica |
Critérios de Qualidade Automáticos
Critérios Genéricos de Serviço SGO (Fluxo Específicos para OS e Tarefa)
Critérios Específicos de Serviço genéricos – Tarefa e OS
-
Todos os Campos Obrigatórios foram preenchidos.
-
Os campos do tipo data estão preenchidos com a formatação correta. (dd/mm/aaaa).
-
Há uma consistência de campos de período de data. (Data início menor que a data fim).
-
Os critérios específicos estão explícitos em cada tela de cada processo listado abaixo.
-
Limite de caracteres em campos de texto.
-
Validar a função de quem está tramitando a tarefa ou a OS.
-
Garantir que somente o executor ou o gerente possa tramitar a OS ou Tarefa.
Processo Planejamento
Ocorrências SGO: BASIS-30705, BASIS-30706, BASIS-30708
-
Garantir que Lições Aprendidas são cadastradas.
-
Vinculo do registro dos perfis com o contrato.
-
Um executor só pode ter uma tarefa em execução por vez.
Processo Monitoramento e Controle
Ocorrência SGO: BASIS-36191
-
Para Tarefas abertas iniciadas, mas não foram tramitadas ou tiveram algum comentário associado em 5 dias, é aberta uma Não Conformidade ao Gerente de Contratos/ preposto, a fim de verificar o motivo da inatividade.
-
Verificação de Lições Aprendidas abertas sem ação há mais de 5 dias.
-
Cria automaticamente uma tarefa para realizar monitoração do contrato, todo mês até o quinto dia útil.
-
Laudo de Portfólio com critérios de processo (Relatório de Status).
-
Verifica se a ocorrência de monitoração mensal foi preenchida e fechada no prazo correto.
Processo Gerenciamento de Riscos
Ocorrência SGO: BASIS-30710
-
Verificar semanalmente se riscos abertos tem atualização nos últimos 5 dias. Caso contrário, abrir uma Não Conformidade para o preposto.
-
Verificação de Ocorrência de Contrato que não possuem Riscos associados. Caso não haja riscos criados a partir da Tabela Riscos depois de 15 dias da sua abertura, será aberta Não Conformidade para o gestor.
-
Garante que os riscos sejam selecionados a partir da base de riscos (Checklist de Riscos).
-
Garante que os campos da Tabela Riscos são preenchidos. O campo “Probabilidade” é o único aberto para preenchimento manual do Gestor; todos os outros são preenchidos automaticamente.
-
Garante que a Exposição do Risco foi preenchida.
Processo de Gestão Quantitativa e Análise de Causas nos Contratos
Ocorrências SGO: BASIS-30728, BASIS-36181, BASIS-46291, BASIS-30732, BASIS-36180
-
Alta Maturidade – Ocorrência de Contrato não podem ser duplicados.
-
Garantir que o Gerente escolha uma causa-raiz de uma lista definida pelos Gestores.
-
Garantir que antes de fechar uma tarefa de análise de causas, as tarefas associadas tenham a classificação da causa-raiz realizada.
-
Garantir que um comentário do tipo Plano de Ação seja realizado na análise da causa.
-
Todas as ações devem ser concluídas até a data prevista.
-
Garantir que seja criada uma tarefa bloqueante de Objeto "Análise de Causas" para o gestor se a Produtividade da Tarefa (em execução) estiver acima do Limite de Produtividade Superior, ou abaixo do Inferior.
-
Da mesma forma, criar tarefa bloqueante de Objeto "Análise de Causas" para o gestor se a Densidade de Defeitos da Tarefa (em execução) estiver acima do Limite de Qualidade Superior, ou abaixo do Inferior.
-
Se não encerrar a ocorrência de Lições aprendidas em 5 dias, abrir não conformidade.
Processo Medição e Análise
Critérios de Processo – Medição nos Contratos
-
Tarefa de Análise de Desempenho deve ser gerada uma vez por mês com prazo até 5 dias úteis.
Critérios de Serviços – Medição nos Contratos - Tarefas
-
Todas as tarefas de recrutamento devem ter o prazo estimado para seleção calculado de forma automática.
Critérios de Serviço e Processo – Medição Organizacional – Plano de Medição
-
Laudo de Qualidade Organizacional (Aba Medição)
Processo de gerência de Configuração (Manual e Automático)
Ocorrências SGO: BASIS-30722, BASIS-30724
-
Serviço diário para criar NCs caso haja Tarefas de Criação e Auditoria de Baseline paradas por mais de dois dias.
-
O próprio fluxo de OS abre, depois da validação de Requisito, uma Tarefa para o Doc/Requisito exigindo a criação da Baseline. Uma vez criada, a Tarefa é repassada para um Auditor de Configuração.
-
O auditor deve preencher a Checklist de Auditoria de Configuração na Tarefa, via campo no próprio SGO, e abrir NCs para todos os itens que não estiverem de acordo.
Processo de garantia da Qualidade
Ocorrências SGO: BASIS-36182, BASIS-36183
-
Todas as tarefas de NC, riscos e plano de ação. devem ser monitoradas pelo Robô, se não tramitadas/ concluídas, criar um relatório semanal para ser escalado à diretoria.
-
Criar uma atividade a cada 6 meses de auditoria externa para verificar se a regras do Robô, inclusive modelos estão habilitados e funcionais. Esta tarefa também será auditada com NC pelo robô.
-
Laudo de Auditoria Qualidade Externa.
Processo Gestão de Portfólio
(ocorrência SGO: BASIS-30704)
Verificar se:
-
A fiança do contrato foi emitida, caso contrário avisar área comercial.
-
A vigência do contrato foi registrada, caso contrário avisar área comercial.
-
Os itens de serviço do contrato foram preenchidos, caso contrário avisar área comercial.
-
O índice de reajuste foi preenchido, caso contrário avisar área comercial.
Processo de Gestão Quantitativa e Análise de Causas Organizacional (Manual e Automático)
-
Verificação de consistência entre o nome cadastrado de cada funcionário no diretório de usuários e na ocorrência do mesmo no SGO. Abrir Não Conformidade para o RH em caso de discrepância.
-
Criação de não conformidade para Diretoria se a data final da baseline cadastrada na QUALIDADE-X estiver a 30 dias de vencimento e uma nova vigência não tiver sido cadastrada.
Processo de Qualidade
-
Devem ser registradas NC encontradas nas auditorias automáticas do SGO, contendo:
-
Responsável (gerente do projeto);
-
Data identificação da NC;
-
Prazo para correção (1 semana).
-
As NC devem ser enviadas por e-mail para o gerente do projeto resolvê-las.
-
Todas as tarefas de NC, riscos e plano de ação. devem ser monitoradas pelo Robô, se não tramitadas/ concluídas, criar um relatório semanal para ser escalado a diretoria.
-
O Fluxo garante que ninguém pode rejeitar a NC sem justificativa aprovada pela Diretoria.
-
O Laudo de Auditoria Externa contém critérios de processo para avaliar a qualidade interna.
Processo de Recursos Humanos, Treinamento Organizacional
-
Laudo de Qualidade Organizacional.
-
Garantir que os Treinamentos do Profissional são preenchidos corretamente.
-
Verificar se somente os perfis definidos no edital foram cadastrados e vinculados à ocorrência do contrato.
-
Verificar se as solicitações de recrutamento estão vinculadas aos perfis vinculados ao contrato.
Tipos de Não Conformidade
| Departamento | Classificação |
|---|---|
Alta diretoria |
N/A |
Comercial |
Cadastro de ocorrência do contrato |
Configuração |
N/A |
Gestor de contrato - Preposto |
Baseline |
Cadastro de sistema |
|
Cliente |
|
Lição aprendida |
|
Risco |
|
Cadastro de solicitação de recrutamento |
|
Qualidade |
N/A |
RH |
Cadastro de funcionário |
Cadastro de perfís |
Serviços de Automação e Criação de Não Conformidade
Os serviços listados abaixo são executados periodicamente pelo Robô SGO, através de escalation services criados utilizando o Script Runner do JIRA. Para referência, seguem também as ocorrências em que foram requisitados, caso possuam, e a periodicidade e horário com que são executados. Caso não haja horário definido, o serviço é executado uma vez a cada 24 horas, ou baseado na periodicidade, a partir de quando o sistema é iniciado.
| Serviço | Periodicidade | Horário de Execução | Ocorrência |
|---|---|---|---|
Serviço para realocar ocorrências de usuários inativos |
Todos os dias |
2 em 2 horas |
|
Verificação de ocorrências de contrato que não possuem Riscos associados. Caso não hajam riscos preenchidos na Tabela Riscos depois de 15 dias da sua abertura, será aberta NC para o gestor. |
Todos os sábados |
21:45 |
|
Verificação se riscos abertos tiveram atualização nos últimos 5 dias. Caso contrário, abrir uma NC para o preposto. |
Todos os sábados |
21:50 |
|
Verificação de Lições Aprendidas abertas sem ação há mais de 5 dias. Abrir NC para o preposto em caso positivo. |
Todos os dias |
6:22 |
|
Verificação se a data final da vigência da baseline de qualidade da Basis estiver a 30 dias de vencimento e uma nova vigência não tiver sido cadastrada. Abrir NC para a diretoria em caso positivo. |
Todos os dias |
5:20 |
|
Serviço semestral de auditoria externa. |
Uma vez por semestre |
21:21 |
|
Verificação para casos de divergência entre o nome de funcionários e o título de suas ocorrências. Abrir uma NC para o RH com os nomes errados. |
Todos os sábados |
23:35 |
|
Serviço de verificação da data de eficácia. |
Uma vez por mês |
20:50 |
|
Serviço de notificação sobre Data Avaliação de Eficácia. - 15 dias |
Todos os dias da semana |
5:10 |
|
Serviço de notificação sobre Data Avaliação de Eficácia. - 7 dias |
Todos os dias da semana |
5:15 |
|
Relatório periódico de ocorrências de Suporte SGO |
Toda sexta-feira |
7:00 |
|
Relatório semanal de ocorrências de Risco, NC e Plano de Ação estagnadas. |
Toda sexta-feira |
7:50 |
|
Serviço para ocorrências do projeto QUALIDADE com data vigência próximo do vencimento |
Todos os dias |
12:00 |
|
Serviço de verificação de tarefas sem qualquer atualização por mais de 30 dias. Abrir NC para o preposto em caso positivo. |
Todos os dias |
19:30 |
|
Serviço de verificação de tarefas em execução sem qualquer atualização por mais de 5 dias. Abrir NC para o preposto em caso positivo. |
Todos os dias |
19:00 |
|
Alerta de aniversários para RH |
Todos os dias |
6:00 |
|
Serviço de notificação de fim de vigência de contrato - 7 dias |
Todos os dias |
2:00 |
|
Serviço de notificação de fim de vigência de contrato - 15 dias |
Todos os dias |
2:03 |
|
Serviço de notificação de fim de vigência de contrato - 30 dias |
Todos os dias |
2:10 |
|
Serviço de notificação de fim de vigência de contrato - 45 dias |
Todos os dias |
2:15 |
|
Serviço de notificação de fim de vigência de contrato - 60 dias |
Todos os dias |
2:20 |
|
Serviço de notificação de fim de vigência de contrato - 90 dias |
Todos os dias |
2:30 |
|
Serviço de notificação de aniversário de proposta de preços - 7 dias |
Todos os dias |
2:35 |
|
Serviço de notificação de aniversário de proposta de preços - 15 dias |
Todos os dias |
2:40 |
|
Serviço de notificação de aniversário de proposta de preços - 30 dias |
Todos os dias |
2:45 |
|
Serviço de notificação de aniversário de proposta de preços - 45 dias |
Todos os dias |
2:50 |
|
Serviço de notificação de aniversário de proposta de preços - 60 dias |
Todos os dias |
2:55 |
|
Serviço de notificação de aniversário de proposta de preços - 90 dias |
Todos os dias |
3:00 |
|
Serviço de notificação de vencimento de certidões - 04 dias |
Todos os dias |
3:05 |
|
Serviço de notificação de vencimento de certidões - 07 dias |
Todos os dias |
3:10 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 1º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:15 |
|
Segunda notificação para usuários com o 1º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:20 |
|
Terceira de notificação para usuários com o 1º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:25 |
|
Quarta notificação para usuários com o 1º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:30 |
|
Primeira notificação para usuários com o 2º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:35 |
|
Segunda notificação para usuários com o 2º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:40 |
|
Terceira de notificação para usuários com o 2º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:45 |
|
Quarta notificação para usuários com o 2º período de experiência vencendo |
Todos os dias |
3:50 |
|
Serviço de alerta para vencimento de atestado admissional - 15 dias |
Todos os dias |
3:55 |
|
Serviço de notificação para usuários com 1º período de férias vencendo 4 meses |
Todos os dias |
4:00 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 2 meses |
Todos os dias |
4:05 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 8 meses |
Todos os dias |
4:10 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 7 meses |
Todos os dias |
4:15 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 6 meses |
Todos os dias |
4:20 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 5 meses |
Todos os dias |
4:25 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 4 meses |
Todos os dias |
4:30 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 3 meses |
Todos os dias |
4:35 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 2 meses |
Todos os dias |
4:40 |
|
Serviço de notificação para usuários com o 2º período de férias vencendo 1 meses |
Todos os dias |
4:45 |
|
Serviço de notificação de fiança de contratos ativos |
Todos os dias |
4:50 |
|
Serviço de reindexação de ocorrências |
Todos os dias |
1:00 |
|
Serviço Jelly - Alerta Vigência dos Contratos |
Todos os dias |
||
Serviço Jelly - Termo de encerramento |
Todos os dias |
15 em 15 minutos |
|
Serviço Interno JIRA - Serviço Jelly - BackUP Service |
Todos os dias |
12 em 12 horas |
|
Serviço Interno JIRA - Serviço Jelly - Mail Queue Service |
Todos os dias |
1 em 1 minuto |
|
Serviço Jelly - Comentário Melhoria Vencida |
Todos os dias |
||
Serviço Interno JIRA - Serviço Jelly - Audit log Cleaning Service |
Todos os dia |
||
Serviço Jelly - Iniciar Férias |
Todos os dias |
||
Serviço Jelly - Concluir Férias |
Todos os dias |
Todas as ocorrências abertas de Não Conformidades e Riscos são semanalmente notificadas à Diretoria por meio de um serviço específico do Robô, como consta na BASIS-36182.