Estratégia de Gerência de Portfólio de Contratos

O objetivo deste processo é estabelecer e manter a governança do portfólio de contratos da organização, iniciando pela análise e avaliação de oportunidades de negócio e, posteriormente, pelo monitoramento contínuo do desempenho operacional, financeiro e contratual dos contratos vigentes.

No contexto da organização, o portfólio é composto pelas oportunidades em avaliação e pelos contratos ativos de prestação de serviços, sendo a unidade principal de gestão o contrato, independentemente da existência de múltiplas Ordens de Serviço associadas.

A Diretoria Comercial é responsável pela análise, qualificação e avaliação das oportunidades de negócio, incluindo a decisão de participação em processos licitatórios ou negociações diretas, considerando aspectos técnicos, operacionais e financeiros.

Após a formalização e assinatura do contrato, a responsabilidade pela gestão do portfólio passa a ser da Diretoria de Operações, que passa a conduzir o monitoramento do desempenho dos contratos, a consolidação das informações e a definição de ações estratégicas.

Os Gestores de Contrato são responsáveis por fornecer informações atualizadas e fidedignas sobre a execução contratual, incluindo indicadores de desempenho, riscos, aspectos financeiros e ocorrências relevantes, assegurando a rastreabilidade e consistência dos dados apresentados.

Os critérios de qualificação, priorização e seleção que devem ser utilizados para pontuar os serviços candidatos, bem como trata-los ao longo da manutenção do Portfólio de contratos, estão descritos na planilha de portfólio, sob controle e confidencialidade da diretoria:

Os critérios para aprovação dos contratos é obter pontuação no ranking apurado nas Planilhas de Portfólio (novas oportunidades e renovações) superior ou igual a 300 pontos. Caso a pontuação seja inferior a 300 a demanda estará rejeitada, contudo através de decisão da Diretoria da Organização devidamente justificada poderá ocorrer a aprovação da mesma. O mesmo poderá ocorrer com contratos acima de 300 pontos que poderão ser rejeitadas por questões de contexto.

As reuniões periódicas têm caráter gerencial e estratégico, sendo utilizadas para consolidação das informações, análise de tendências e definição de ações prioritárias. Contudo, o acompanhamento dos contratos ocorre de forma contínua ao longo de sua execução, não se restringindo aos ciclos formais de reunião.

A monitoração realizada pelos gestores considera os aspectos operacionais registrados na ocorrência do contrato, assegurando a rastreabilidade das informações e o acompanhamento efetivo da execução contratual. Esse monitoramento contempla, minimamente, a análise de problemas reportados, o controle de vagas e movimentações de pessoal, incluindo admissões e demissões pendentes, o acompanhamento dos indicadores de desempenho atuais, a verificação dos processos de faturamento e eventuais pagamentos pendentes, bem como o controle de eventos contratuais relevantes, tais como reajustes, repactuações e emissão de atestados técnicos ainda não concluídos.

Adicionalmente, são monitorados os riscos identificados na execução do contrato, bem como outros registros relevantes que possam impactar o desempenho operacional, financeiro ou contratual.

Sob a perspectiva estratégica do portfólio, a monitoração incorpora também a análise de indicadores organizacionais consolidados, especialmente aqueles relacionados à taxa de ausências e ao tempo de recrutamento e reposição de profissionais. Esses indicadores são analisados à luz da baseline organizacional, permitindo a identificação de tendências, desvios relevantes e impactos na capacidade de atendimento dos contratos, subsidiando a tomada de decisão quanto à priorização de ações, alocação de esforços gerenciais e mitigação de riscos no âmbito do portfólio.

No caso de contratos vigentes, a decisão de renovação deve considerar o desempenho histórico, a viabilidade econômico-financeira e os riscos envolvidos, sendo tratada como uma decisão estratégica no âmbito da diretoria. Essa decisão deve ser suportada pela análise consolidada dos indicadores operacionais e organizacionais, pela avaliação da aderência às condições contratuais e pela capacidade da organização em sustentar a execução do serviço nos níveis de qualidade exigidos.

A renovação, quando recomendada, deve refletir não apenas a continuidade do contrato, mas também a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro e da capacidade operacional da organização, assegurando que o contrato permaneça aderente à estratégia do portfólio. Nos casos em que tais condições não sejam atendidas, a decisão poderá ser pela não renovação, com o devido planejamento para encerramento ou transição contratual, mitigando impactos operacionais, financeiros e institucionais.